Datenschutz

Verantwortlicher

Kadir Diego Padin Rodriguez (Diego Rodriguez), Rodriguez-Web, Delftstraße 8, 27474 Cuxhaven, Deutschland. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter diego@rodriguez-web.de.

Bereitstellung der Website

Wir stellen diese Website über Firebase Hosting und Google Cloud Run bereit. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL und Browserinformationen verarbeitet, um die Website auszuliefern, Fehler zu erkennen und Missbrauch zu verhindern. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Web-Anwendung und CRM-Datenbank laufen in der Cloud-Region Frankfurt. Firebase Hosting und die Anmeldung sind globale Google-Dienste; diese Standortangabe gilt daher nicht für sämtliche Verbindungs- und Anmeldedaten. Google verarbeitet Daten im Rahmen seiner Dienst- und Datenschutzbedingungen. Internationale Übermittlungen können dabei stattfinden. Informationen zu Schutzmaßnahmen und Aufbewahrung veröffentlicht Google unter Datenschutz und Sicherheit in Firebase.

Anmeldung und Bürobereich

Wenn Sie sich anmelden, nutzen wir Firebase Authentication. Verarbeitet werden insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Nutzerkennung und – bei Anmeldung mit Google oder Apple – die vom Anmeldedienst bereitgestellten Profildaten. Diese Daten dienen der Anmeldung und der Zuordnung zu Ihrem Büro. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung des von Ihnen angefragten Zugangs sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für dessen Absicherung.

Für Daten, die ein Maklerbüro in das CRM eingibt, ist das jeweilige Büro verantwortlich. Die Pilotphase ersetzt keine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Bitte verwenden Sie für das Kennenlernen die bereitgestellten Beispieldaten.

Ihr Konto können Sie jederzeit selbst löschen – in der Mobile-App unter „Mehr“ → „Konto löschen“ oder über Konto im Web löschen. Dabei werden Ihre Anmeldung, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Geräte für Mitteilungen, Ihre Gespräche mit dem Assistenten und Ihr Maklerprofil gelöscht; Einträge, die Sie im CRM angelegt haben, gehören Ihrem Büro und bleiben dort ohne Ihren Namen erhalten. Waren Sie die einzige Person mit Zugang zu einem Büro, wird das Büro geschlossen und nach Prüfung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Geldwäschegesetz, Handels- und Steuerrecht) gelöscht.

KI-Verbindungen (z. B. ChatGPT)

Sie können real4state freiwillig mit einer KI-Anwendung wie ChatGPT (OpenAI) oder Claude (Anthropic) verbinden. Die Verbindung entsteht erst, nachdem Sie sich bei real4state angemeldet, ein Büro gewählt und den Zugriff ausdrücklich erlaubt haben. Wir speichern dafür die Kennung der Anwendung, Ihre Nutzer- und Bürozuordnung, die erteilten Berechtigungen, Zeitpunkte von Erteilung und letzter Nutzung sowie Zugangsschlüssel ausschließlich in gehashter Form. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Stellen Sie der KI-Anwendung eine Frage, ruft sie nur die dafür nötigen Inhalte aus Ihrem Büro ab – etwa Kontakte, Objekte, Deals, Anfragen, Termine, Aufgaben oder E-Mails – und verarbeitet sie beim jeweiligen Anbieter, gegebenenfalls auch außerhalb der EU. Für diese Verarbeitung gelten die Bedingungen des Anbieters; das Maklerbüro entscheidet als Verantwortlicher über den Einsatz. Schreibende Aktionen erzeugen interne Entwürfe oder Vorschläge zur Prüfung und Freigabe; real4state versendet über eine KI-Verbindung nichts und veröffentlicht nichts. Den vollständigen Gesprächsverlauf der KI-Anwendung rufen wir nicht ab. Wir erhalten die für einen Werkzeugaufruf übergebenen Angaben. Von Ihnen beauftragte Texte können Bestandteil eines gespeicherten Entwurfs oder Vorschlags werden.

Zugriffstoken sind eine Stunde gültig; erneuerbare Zugangsschlüssel laufen 90 Tage nach ihrer letzten Erneuerung ab. Diese Laufzeiten sind keine Löschfristen für gespeicherte CRM-Inhalte. Sie können jede Verbindung jederzeit in real4state unter „KI-Verbindungen“ trennen; Zugriffe sind danach sofort gesperrt.

Welche Daten das real4state-Plugin für ChatGPT verarbeitet

Je nach Ihrem Auftrag werden Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Suchwünsche, Objektangaben, zugehörige Notizen, Nachrichten und Termin- oder Aufgabeninformationen an ChatGPT (OpenAI) zurückgegeben. Zugriff besteht nur auf das ausdrücklich gewählte Büro und im Rahmen Ihrer aktuellen Fachrechte. Passwörter und Einmalcodes geben Sie nur auf der Anmeldeseite des jeweiligen Dienstes ein, nicht im Chat.

Bei einer ausdrücklich beauftragten Bildübernahme erhält real4state einen zeitlich begrenzten Downloadlink, eine Dateikennung, den Bildtitel, gegebenenfalls den Dateinamen und den gewählten Objektcode von ChatGPT. Wir laden die Datei von der unterstützten Dateibereitstellung herunter, prüfen und dekodieren sie, entfernen eingebettete Bildmetadaten und speichern sie im privaten Objektspeicher bei Google Cloud. Der temporäre Downloadlink wird nicht dauerhaft gespeichert. Das Bild bleibt als interne, ungeprüfte KI-Visualisierung am Objekt; eine Veröffentlichung oder Änderung des Titelbilds erfolgt dadurch nicht.

Vorschläge enthalten die beauftragten Eingaben, eine Zusammenfassung, Nutzer- und Bürozuordnung sowie Status und gegebenenfalls das Ergebnis der Freigabe. Offene Vorschläge sind sieben Tage freigebbar. Der reguläre Aufbewahrungslauf entfernt Vorschläge, deren Ablauf mehr als 30 Tage zurückliegt. Gespeicherte E-Mail-Entwürfe und übernommene Bilder bleiben dagegen beim zugehörigen CRM-Vorgang, bis sie durch eine berechtigte Person oder im Rahmen der Löschung dieses Vorgangs entfernt werden; erforderliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Die Verbindungszuordnung und Nutzungszeitpunkte bleiben für die Verwaltung und Absicherung der Verbindung gespeichert. Beim Löschen Ihres Kontos werden Ihre KI-Verbindungen und Vorschläge entfernt. Das Trennen einer Verbindung sperrt weitere Zugriffe, löscht aber bereits übermittelte Daten bei OpenAI und gespeicherte CRM-Entwürfe oder Bilder nicht automatisch. Daten bei OpenAI verwalten Sie zusätzlich in Ihrem ChatGPT-Konto nach dessen Einstellungen und Bedingungen.

Informationen zu Bedienung, Widerruf und Support finden Sie unter Support; den Umfang der Verbindung erläutern die Nutzungsbedingungen. Datenschutzanfragen richten Sie an den oben genannten Verantwortlichen.

Exposé-Freigabe mit Nachweis

Maklerbüros können Interessenten über real4state einen persönlichen Exposé-Link senden. Bestätigt die Person dort die Widerrufsbelehrung und gegebenenfalls die Provisionsregelung, speichern wir im Auftrag des Büros den bestätigten Wortlaut, Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung als Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Verantwortlich ist das jeweilige Maklerbüro; die Person kann eine Kopie des Nachweises als PDF herunterladen.

Eigentümer-Portal

Maklerbüros können Eigentümern einen persönlichen Portal-Link geben. Darüber sehen Eigentümer Kennzahlen zur Vermarktung ihrer Immobilie (Anfragen, Besichtigungstermine, Portal-Reichweite) und vom Büro freigegebene Neuigkeiten – ohne Namen oder Kontaktdaten von Interessenten. Nachrichten des Eigentümers werden dem Büro im CRM zugestellt.

WhatsApp Business

Verbindet ein Maklerbüro seine WhatsApp-Business-Nummer, empfängt real4state über die WhatsApp Business Cloud API von Meta eingehende Nachrichten (Text, Telefonnummer, Profilname, Medienhinweise) sowie Zustellstatus und speichert sie im CRM des Büros; Antworten werden über dieselbe Schnittstelle an Meta übermittelt. Medien werden bei Bedarf von Meta abgerufen und nicht dauerhaft bei real4state gespeichert. Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt. Für die Verarbeitung durch Meta gelten die WhatsApp-Business-Bedingungen; das Maklerbüro ist für die Kommunikation mit seinen Kontakten verantwortlich und holt erforderliche Einwilligungen ein.

Lage- und Bewertungsberichte

Für Lageberichte übermittelt real4state ausschließlich die Adresse bzw. die Koordinaten des Objekts – ohne Namen oder Kontaktdaten – an offene Kartendienste: die Adresssuche Nominatim und die Overpass-API (OpenStreetMap), Wikidata sowie für Fahrzeit-Zonen openrouteservice (HeiGIT, Heidelberg). Karten werden aus diesen Daten auf unserem Server gezeichnet; beim Öffnen eines Berichts werden keine Kartenkacheln oder Schriften von Drittanbietern geladen. Teilt ein Maklerbüro einen Bericht per persönlichem Link, erfassen wir Zeitpunkt und Anzahl der Aufrufe, damit das Büro den Eingang nachvollziehen kann; der Link läuft nach 90 Tagen ab und kann jederzeit beendet werden.

Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz

Maklerbüros sind nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet, die Vertragsparteien eines Immobilienkaufs (bei Mieten ab 10.000 € monatlich) zu identifizieren. Dafür erfasst das Büro in real4state Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift sowie Angaben zum Ausweisdokument und gegebenenfalls eine Kopie des Ausweises, bei Gesellschaften zusätzlich Register- und Transparenzregisterangaben und die wirtschaftlich Berechtigten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 8, 10–12 GwG; verantwortlich ist das jeweilige Maklerbüro. Die Angaben und Kopien werden verschlüsselt gespeichert, nur zur Erfüllung der Pflichten nach dem GwG verwendet (§ 11a GwG) und fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung automatisch gelöscht (§ 8 Abs. 4 GwG).

Anrufererkennung in der Mobile-App

Schalten Sie in der real4state-App die Anrufererkennung ein, lädt die App die Telefonnummern der Kontakte Ihres Büros mit Name und Objekt- bzw. Rollenbezug und legt sie ausschließlich lokal auf Ihrem Telefon ab. Bei einem eingehenden Anruf gleicht das Betriebssystem die Nummer auf dem Gerät ab (iOS: „Anrufe blockieren & identifizieren“; Android: Anruf-Prüfung mit Benachrichtigung). Die Nummer des Anrufers wird dabei weder an real4state noch an Apple oder Google übermittelt. Beim Ausschalten oder Abmelden werden die Einträge vom Gerät entfernt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; über den Einsatz für Daten Dritter entscheidet das Maklerbüro als Verantwortlicher.

Push-Mitteilungen in der Mobile-App

Schalten Sie in der real4state-App Mitteilungen ein, speichern wir ein Geräte-Token, die Plattform (iOS oder Android), die App-Version und Ihre Auswahl je Büro (alle Anfragen, nur eigene oder keine; WhatsApp ja oder nein). Mitteilungen werden über den Apple Push Notification Service (Apple Inc.) bzw. Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd.) zugestellt. Diese Dienste erhalten dafür nur das Token und einen kurzen Text ohne Personennamen und ohne Nachrichteninhalt, z. B. „Neue Anfrage · ImmoScout24 · HH-04218 · Stadthaus“, sowie die interne Kennung der Anfrage, damit ein Tippen sie öffnet. Zugestellte Einträge löschen wir nach 30 Tagen; beim Ausschalten oder Abmelden wird das Gerät sofort entfernt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Mitteilungen lassen sich jederzeit in der App oder in den Systemeinstellungen abschalten.

Assistent im CRM (Text und Sprache)

Der Assistent in real4state beantwortet Fragen zu Ihrem Büro und bereitet Aufgaben, Termine, Notizen, Kontakte und E-Mail-Entwürfe vor. Dafür werden Ihre Nachricht, für die Antwort nötige CRM-Inhalte (zum Beispiel Kontakte, Objekte, Termine oder E-Mails) und – im Sprachmodus – Ihre gesprochene Eingabe an Google (Gemini API) übermittelt und dort verarbeitet, gegebenenfalls auch außerhalb der EU. Im Sprachmodus überträgt Ihr Browser das Mikrofonsignal nur während eines aktiven Gesprächs direkt an Google; Audioaufnahmen speichert real4state nicht.

Richtet ein Büro unter „Automatisierungen“ einen KI-Antwortentwurf ein, werden bei einer neuen Anfrage oder WhatsApp-Nachricht deren Text, der Name der anfragenden Person und die Eckdaten des angefragten Objekts automatisch an Google (Gemini API) übermittelt, um einen Antwortentwurf zu erstellen. Der Entwurf wird nicht versendet, sondern vom Büro geprüft.

Gesprächsverläufe speichert real4state in Ihrem Büro, sichtbar nur für Sie, damit Sie Gespräche fortsetzen können; Sie können sie jederzeit im Verlauf löschen. Schreibende Aktionen führt der Assistent erst nach Ihrer Bestätigung aus; E-Mails entstehen nur als Entwurf, nichts wird automatisch versendet. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Daten Dritter im CRM entscheidet das Maklerbüro als Verantwortlicher über den Einsatz.

Cookies und lokale Speicherung

Für die Anmeldung wird das technisch erforderliche Session-Cookie „__session“ mit einer maximalen Laufzeit von 14 Tagen verwendet. Ein weiterer Cookie kann das ausgewählte Büro speichern. Firebase kann erforderliche Anmeldeinformationen im Browser speichern. Ihre E-Mail-Adresse für die Link-Anmeldung und eine gewählte Darstellungseinstellung können lokal gespeichert werden. Diese Daten können Sie über die Einstellungen Ihres Browsers entfernen.

Die Landingpage verwendet keine Analyse- oder Werbepixel. Schriften und das Architekturmotiv werden von dieser Website ausgeliefert; beim bloßen Besuch der Landingpage werden hierfür keine externen Bild- oder Schriftanbieter aufgerufen.

Kontaktaufnahme und Speicherdauer

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir speichern die Angaben, solange sie für diesen Zweck erforderlich sind; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen. Technische Protokolle und Anmeldedaten unterliegen zusätzlich den dienstbezogenen Aufbewahrungs- und Löschverfahren von Google.

Ihre Rechte

Sie können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie der Verarbeitung aus berechtigtem Interesse widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Kontaktieren Sie uns dazu unter der oben genannten Adresse.

Die gesetzlichen Grundlagen finden Sie in der Datenschutz-Grundverordnung.